4.4 L’agenda

L’agenda d’ImmoAssist est une aide précieuse qui répertorie des actions à prendre, en relation avec les biens que vous gérez, les locataires, les propriétaires, les résidences, fournisseurs, ou alors même, sans aucun rapport avec les informations précitées.

En effet, c’est dans ce dernier que vous y noterez les tâches à réaliser comme: Réaliser un entretien de la chaudière, vérifier les citernes à mazout, relever des compteurs, visiter les locataires, remettre vos voeux de bonne année à vos locataires, etc. Bref, toutes les tâches importantes ou non qui sont souvent fastidieuses à retenir, ImmoAssist vous les rappellera!

De plus l’agenda ne se contentera pas de vous rappeler des actions à prendre, mais aussi vous permettra de réaliser automatiquement les tâches pour vous.

Voici la liste des tâches que l’agenda pourra réaliser automatiquement pour vous :

  • Réalisation d’une indexation,
  • Le calcul du décompte des charges pour les résidences,
  • La récupération automatique des indices Santé pour la Belgique,
  • La récupération automatique des indices à la construction INSEE pour la France,
  • Le calcul d’un bilan des locations pour un propriétaire,
  • Le calcul d’un bilan des paiements pour un propriétaire,
  • Le calcul d’un bilan des charges pour une résidence,
  • La planification de travaux pour vos biens.

Pour ouvrir l’agenda, cliquez sur « Contrôle » puis double-cliquez sur « Agenda ». La fenêtre de l’agenda apparaît:

Vous voyez apparaître une liste de tâches.

Les tâches avec le fond suivant :

indiquent que les tâches sont dépassées, vous avez oublié soit de réaliser les tâches, soit de les indiquer comme terminées.

Les tâches avec le fond suivant :

indiquent que les tâches doivent être exécutées.

Les tâches avec le fond suivant :

indiquent que ce sont des tâches à réaliser dans le futur.

Le menu contextuel de l’agenda est affiché comme suit :

  • : Vous permet d’indiquer que la tâche a été réalisée. Si lors de la création de la tâche, vous avez indiqué une périodicité, la tâche sera reconduite suivant la périodicité.

Ex : L’entretien de la chaudière doit être réalisé tous les ans (360j). Lorsque vous avez terminé l’entretien pour l’année en cours, elle sera reconduite automatiquement de 1 an.

  • : C’est ici que vous aurez la possibilité d’ajouter de nouvelles tâches (voir plus loin).
  • : Modifiez ici la tâche sélectionnée.
  • : Effacez la tâche sélectionnée.
  • : Envoi de l’agenda vers votre calendrier Outlook.

Cela vous permet de consulter votre agenda sur votre PC, votre Pocket PC, ou tout autre mini ordinateur ou agenda compatible Outlook.

  • : Ici vous aurez la liste d’actions à réaliser que vous aurez programmé pour la tâche.

Voici une liste des actions disponibles :

              • Réalisation d’une indexation,
              • Le calcul du décompte des charges pour les résidences,
              • La récupération automatique des indices Santé pour la Belgique,
              • La récupération automatique des indices à la construction INSEE pour la France,
              • Le calcul d’un bilan des locations pour un propriétaire,
              • Le calcul d’un bilan des paiements pour un propriétaire,
              • Le calcul d’un bilan des charges pour une résidence,
              • La planification de travaux pour vos biens.
  • : Accédez directement à des informations en relation avec la tâche.

Pour ajouter une tâche à l’agenda, cliquez sur l’icône « ajouter une nouvelle tâche » au planning ou encore via le menu contextuel, la fenêtre « Description de la tâche » apparaît: remplissez les divers champs que vous souhaitez voir. Vous pouvez remarquer qu’il existe de nombreux onglets afin de lier les renseignements que vous voulez voir apparaître avec cette tâche: Location, propriétaire, bien, résidence, fournisseur et Associer des tâches.

Nous allons dans l’exemple montrer comment créer une tâche pour l’entretien annuel de la chaudière d’un bien avec son chauffagiste associé.

  • Description de la tâche : Indiquez ici un libellé.
  • Date de début : Indiquez la date à laquelle la tâche prendra court pour la première fois.
  • Date de fin : Indiquez une éventuelle date de fin. La tâche n’aura lieu qu’une seule fois, pas de renouvellement.
  • Présenter la tâche dans le planning durant (jours) : Indiquez le nombre de jours pour vous prévenir avant le commencement de la tâche (la tâche sera indiquée avec un fond jaune).
  • La tâche doit être effectuée tous les (jours) : Lorsque vous indiquerez la tâche comme finie, si vous avez spécifié un nombre de jours supérieur à 0, la tâche sera renouvelée en tenant compte du nombre de jours. Dans le cas de notre entretien de chaudière, typiquement, on réalise l’entretien annuellement, donc en indiquant un renouvellement de 360jours, automatiquement la tâche sera renouvelée du 1/9/2005 au 1/9/2006. Si une période de 30jours avait été indiquée, la date aurait été : 1/10/2005.
  • Dans les différents onglets se trouvant en dessus, vous aurez la possibilité d’associer à la tâche une location, un propriétaire, un bien, une résidence, un fournisseur et aussi une ou plusieures actions.

Dans le cas de notre exemple, on associe le bien où l’entretien de la chaudière doit être réalisé, ainsi que le fournisseur (chauffagiste) à contacter :

Mais nous ne lui assignons pas d’actions à effectuer par ImmoAssist :

Cliquez sur « Valider », votre tâche est ajoutée à l’agenda.