4.5 – Encodage des paiements locataires

Tous les jours, vous vérifiez vos extraits de comptes pour voir si les locataires ont bien effectués le paiement de leur loyer (et charges)

Pour encoder le paiement effectif d’un locataire, réalisez comme suit :

1) Cliquez sur dans la barre d’outils vertical ou sur dans la barre d’outils horizontale.

2) Cliquez sur « Gestion de tous les paiements locataires » dans la barre de menu horizontale ou sur dans la barre d’outils verticale. La fenêtre « Encodage de tous les paiements locataires » apparaît.

3) Cliquez sur “Rechercher le compte” afin de rechercher le compte bancaire du propriétaire, sur lequel sont versés les différents loyers, via une liste déroulante.

4) Cliquez sur “Rechercher la location” afin de rechercher le locataire concerné par le(s) paiement(s). Remarquez que seuls les locataires liés à ce propriétaire sont présents.

5) Entrez le nombre de mois à prendre en compte : Vous choisissez le nombre de mois futur que vous voulez prendre en compte. Entrez une date de début de la recherche de l’état : Choisissez une date à partir de laquelle la recherche de paiements s’effectuera. Cette date est importante si un locataire paie par exemple 2 mois de loyer en une seule fois.

6) Cliquez sur « Etat des paiements » : Une nouvelle fenêtre apparaît sur laquelle figure tous les paiements réalisés ou non par ce locataire. Dans cette nouvelle fenêtre, vous pouvez effectuer la validation d’un nouveau paiement du loyer (ou de provision de charges communes) de 2 façons totalement différentes :

Sur l’exemple suivant, nous allons accomplir le paiement d’un loyer… Prenons l’extrait 002 affichant 20 euros (Loyer + charge) effectué le 10/04/2005, nous remarquons avant tout que ce locataire a toujours payé auparavant ses loyers, cliquez dans la colonne « Payé », en prenant garde de bien valider ce paiement correspondant au mois du loyer (voir colonne « Echéance »), le chiffre 0,00 € se met en surbrillance bleue :

Appuyer sur Enter, le loyer s’inscrit automatiquement : Ré-appuyer sur Enter si effectivement, l’entièreté du loyer a été honoré ou taper le chiffre désiré. Si l’entièreté du loyer a été payée, une coche apparaît dans la colonne « Ok ».

Double-cliquez dans la colonne « Extrait », en prenant garde de bien valider ce paiement correspondant au mois du loyer (voir colonne « Echéance »), vous pouvez à présent encoder le numéro d’extrait de compte correspondant au paiement de ce loyer.

Double-cliquez dans la colonne « Date pai. », en prenant garde de bien valider ce paiement correspondant au mois du loyer (voir colonne « Echéance »), et taper le jour correspondant à la date du paiement du loyer.

Double-cliquez dans la colonne « Echéance » afin de valider ce paiement.

Pour l’exemple cité, cela donnera :

Les paiements sont effectués, vous pouvez à présent cliquez sur “Valider”. Une boîte de dialogue s’ouvrira disant que tous les paiements de vos locataires ont été effectués, cliquez sur OK

Les paiements disparaîtront dans les archives s’ils ont été effectivement honorés, toutefois, si un paiement n’a pas été réalisé, le non paiement restera dans ce tableau.

La deuxième méthode consiste à encoder plusieurs paiements en même temps de façon plus rapide soit car le dossier que vous possédez est ancien et qu’il faut archiver les anciens paiements pour avoir une trace effective de ceux-ci soit car le locataire a payé en une fois plusieurs mois de loyers.

Prenons l’exemple d’un dossier que vous devez encoder dont la locataire est entrée en date du 1/04/2002,

NB : Dans « Date de recherche de début de l’état » entrez toujours la date d’entrée du locataire !

D’après vos recherches, cette locataire a toujours payés ses loyers et ses charges, donc, il suffit d’encoder la somme de tous ses loyers et charges (ici, depuis l’entrée au mois d’avril 2002 à mars 2005, cela fait 35 mois X 800 euros –loyers & charges- donc, 28000 €) dans la case « Apurer montant » en ayant pris soins d’entrer une date par défaut :

Cliquez ensuite sur . Tous les anciens paiements ont été effectués, vous pouvez cliquer sur “Valider”. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cliquez sur OK. Les anciens paiements du locataire ont été effectués.

Vous pouvez également faire cette démarche pour un locataire qui aurait payé en une seule fois plusieurs loyers.

Onglet « Détail »

Dans cet onglet, vous sélectionnez le compte sur lequel le paiement a été effectué.

Vous sélectionné encore la location concernée par le paiement.

Le nombre de mois à prendre en compte indique le nombre de « mois dans le futur » pour lesquels ImmoAssist proposera des paiement. (Dans le cas où des locataires paient en avance leurs dû)

La date de début de recherche est par défaut de 1 an, mais vous pouvez la raccourcir ou l’allonger.

Onglet « Liste des paiements »

Dans cet onglet, vous allez apurer les différents paiements dû par le locataire.

Pour l’explication de l’encodage, voir plus haut sur cette page.

Dans le menu contextuel de la grille, vous trouverez le menu ci-dessous :

Accédez à des options supplémentaires.

Onglet « Charge exceptionnelles »

Dans cet onglet, vous encodez et imputez une charge exceptionnelle au locataire sélectionné.

Par charge exceptionnelle, on entend toute charge non « normalement » prévue par ImmoAssist.

Vous pouvez choisir un type de charge dans la liste déroulante, ou encore taper ce que vous voulez (Nouveau jeu de clés, remplacement de châssis….)

Encodez le montant à réclamer au locataire.

Une fourchette de date, un numéro de facture et d’extraite de banque (si le paiement a déjà été effectué), ainsi qu’une note.

Ensuite, cliquez sur le bouton valider.

Cette charge exceptionnelle, se retrouvera automatiquement dans la grille des paiements non apurés par le locataire.

Onglet « Quotités des charges communes »

Dans cet onglet, vous pourrez modifier les différentes quotités des charges communes.

Voir l’onglet Charges dans Gestion des locations

Onglet « Apurement du passé »

Cet onglet est un cas particulier, et ne sera probablement jamais utilisé, ou une seule fois.

Avec cet écran, vous avez la possibilité d’appurer automatiquement les paiements des locations et des charges communes entre deux dates. C’est très utile si vous avez commencé à utiliser ImmoAssist avec des locations datant de plusieurs années. Les encodages vont être automatiques, et sans intervention de votre part. Une vérification est bien sur réalisée pour ne pas encoder deux paiements pour une même période.

Vous indiquez les dates de début et de fin, le loyer de base, la provision des charges communes, ainsi que l’indexation automatique à chaque date anniversaire.

Vous pouvez cacher cet écran dans le menu de configuration.

Le seul intérêt de cet écran, c’est à de fins de statistiques simples. rien d’autre.

Une fois que vous l’aurez utilisé, nous vous conseillons de cacher cet onglet via le menu de configuration.

Cas particulier

Lors du suivi des paiements je remarque qu’un loyer en mars 2005 n’a pas été validé et qu’il est incomplet comme dans le tableau ci-dessous, que faire ?

Premièrement, regardez dans vos dossiers quel fut le montant honoré, il s’agit soit d’une erreur d’encodage soit, effectivement, le locataire n’a pas payé l’entièreté de son loyer ! Il faudrait donc, soit lui envoyer une lettre de rappel de paiement, soit rectifier votre erreur. Il en est de même si vous remarquez qu’un loyer n’a pas été honoré.