4.9 – Calcul du décompte des charges par bien

Une fois par an au moins vous êtes tenus de produire un décompte des charges communes et calculer la répartition des différentes charges par locataire d’une résidence.

Ce décompte doit reprendre les charges communes totales réparties par résidence ainsi que la valeur totale des charges provisionnelles payées par le locataire. La différence étant le montant encore dû ou le trop perçu à rembourser.

C’est la fonction de ce module qui peut produire ce bilan pour une résidence précise.

Vous êtes libre de fixer les dates pivots de ce bilan.

Onglet « Limiter à une résidence »

L’onglet « Limiter à une résidence » vous permet de limiter le calcul des répartitions des charges sur une seule résidence.

Vous y trouverez les informations suivantes :

• Rechercher la résidence : la résidence est à sélectionner dans une liste déroulante.

• Rechercher le compte du bailleur : Il faut spécifier le compte du bailleur afin de pourvoir afficher le compte sur les sorties imprimée à destination des locataires.

• Date de début : Indiquez la date de début du calcul, en principe le 1° janvier de l’année écoulée.

• Date de fin : Indiquez la date de début du calcul, en principe le 31 décembre de l’année écoulée.

• Afficher uniquement les totaux : Cette option permet d’afficher uniquement les totaux, sans les détails.

Vous avez aussi la possibilité de réaliser le décompte que sur certaines charges, ce qui s’avère bien pratique pour réaliser des simulations de décompte de charges. Pour cela, sélectionnez/désélectionnez les charges choisie dans la liste se trouvant à droite.

Ce bouton va vous permettre de vérifier et/ou encoder les millièmes ou le relevé des compteurs de la résidence.

Ce bouton va lancer le calcul de la répartition des charges pour la résidence sélectionnée et sur la période donnée.

Ce bouton va permettre d’imprimer la répartition précédemment calculée pour chaque locataire. Il va prendre en compte les paramètres d’impressions se trouvant sur le deuxième onglet « Paramètres d’impression ». C’est ce bouton qui permettra d’imprimer des lettres personnalisées de régularisation.

Impression de la répartition de tous les locataires pour une consultation papier. Lors de l’impression, ImmoAssist vous demande si vous désirez sauvegarder les répartitions pour les futurs remboursements de la part des locataires. Les remboursements des charges communes non encore effectués se retrouveront dans l’état des paiements ainsi que dans le suivi des paiements des locataires :

Onglet “Paramètres d’impression”

L’onglet « paramètres d’impression » vous sert à sélectionner l’imprimante, à choisir le modèle à utiliser pour l’impression de la répartition, et à écraser l’ancienne sauvegarde si nécessaire.

Vous y trouverez les informations suivantes :

• Imprimante pour les impressions : Vous permet de sélectionner l’imprimante suivant les modèles définis dans vos paramètres Windows.

• Imprimante directe : ImmoAssist va envoyer directement à l’imprimante les lettres, sans prévisualisation.

• Prévisualisation à l’écran : ImmoAssist va envoyer les lettres générées dans ImmoWriter, ce qui vous permettre de éventuellement modifier à la main certaines des lettres.

• Modèle de répartition de charges : Le modèle est à choisir dans une liste déroulante.

• Lors de la sauvegarde des répartitions, écraser la précédente sauvegarde s’il y en a une  : Cette option est utile si vous désirez garder les impressions des répartitions, et si vous faite plusieurs calculs sur la même période en vous trompant.

• Imprimer la répartition détaille  : Cette option permet de choisir si vous voulez imprimer une répartition détaillée des charges ou simplement un récapitulatif.

Onglet “Décompte des charges”

L’onglet “Répartition des charges” affiche le résultat du calcul.

Vous y trouverez les informations suivantes :

• Bien : Nom du bien concerné par la charge

• Locataire : Nom du locataire occupant le bien au moment de la charge

• Début : Echéance de commencement de la charge

• Fin : Echéance de fin de la charge

• Charge : Libellé de la charge

• Quotité : C’est la quotité pour la charge et le locataire en question, par rapport à toutes les autres locations

• Montant : Montant à répartir de la charge pour la résidence

• Quote-part : Montant dû par le locataire par rapport à toutes les autres locations de la résidence.

• Détail : Numéro de la facture

Onglet “Compteurs”

Dans cet onglet, vous aurez la possibilité de modifier les quotités de chaque charge pour toutes les locations de la résidence.

Vous retrouverez la liste des locations,  la date d’entrée, et l’éventuelle date de sortie.

Dans la partie droite, avec le fond en vert, vous aurez les différentes charges avec la quotité pour chaque location.

Pour les modifier, utilisez la souris, tapez au clavier la nouvelle quotité, et appuyez sur la touche « enter » pour valider la nouvelle quotité.

Pour sauvegarder les modifications, utilisez le bouton valider.