5.5 – Gestion des locations

Module d’encodage et de modifications pour toutes les données relatives aux locations.

Le terme location désigne le fait de louer un bien immobilier. C’est dans ce module que l’on définit toutes les caractéristiques techniques et économiques d’une location.

C’est aussi dans ce module que l’on définira les différentes charges de la locations, telles que les charges communes (en cas de location faisant partie d’une résidence), ou des charges fixes.

Ce module comprend les onglets suivants :

Onglet « Bien »

L’onglet « Bien » vous permet d’indiquer pour quel bien vous souhaitez créer une location. Il vous donne en outre un aperçu des informations principales concernant ce bien.

Vous pouvez associer le compte d’un propriétaire à cette location. Ce numéro de compte sera repris automatiquement par défaut dans les écrans de paiements.

Onglet « Locataire »

L’onglet « Locataire » vous permet d’assigner un locataire à la location. Il vous donne en outre un aperçu des informations principales concernant ce locataire.

Aucun champ ne peut être complété à ce niveau, ils reflètent automatiquement les données encodées dans les modules antérieurs.

Onglet « Location »

L’onglet « Location » sert à encoder toutes les données techniques et financières de la location..

Il comporte les informations suivantes :

  • Numéro de dossier : Vous pouvez encoder ici un numéro ou nom de dossier qui vous est propre..
  • Date d’entrée : Date d’entrée de bail.
  • Durée du bail : La durée du bail en années, mois ou jours.
  • Type de bail : Le choix du type de bail se fait dans une liste déroulante.
  • Bail soumis à la TVA : Indiquez ici s le bail est soumis à la TVA (dans le cas de baux commerciaux).
  • Loyer : Montant du loyer de base (celui de la conclusion du bail), qui sera payé par le locataire.
  • Provisions Charges Communes : Montant total de la provision des charges communes (celui de la conclusion du bail).
  • Les zones bleues (Loyer actuel…. ) sont des zones affichées par ImmoAssist, et sont réactualisées avec les indexations ou autre.
  • Paiement tous les : Rythme auquel le loyer et les charges provisionnelles sont à payer, généralement mensuel (par défaut tous les mois).
  • Échéance de paiement : Jour du mois pour lequel le paiement doit être effectué. Par défaut il faut indiquer la date de la première échéance qui suit la conclusion du bail.
  • Garantie locative : Montant de la garantie locative.
  • Nombre de mois garantie : Nombre de mois couverts par la garantie.
  • Type de garantie : Type de dépôt de la garantie locative.
  • Date de signature : Date de la signature du bail.
  • Date d’enregistrement du bail : Date d’enregistrement du bail auprès des organismes compétents.
  • Date de sortie : Une fois le bail terminé vous pouvez indiquer ici la date de sortie du locataire.
  • Prévenir le renouvellement : Indiquez ici le nombre de mois précédant la fin du bail pour vous prévenir, habituellement 3 mois.
  • Ne plus réaliser d’indexation : Pour certaines locations, vous désirez ne pas réaliser d’indexation. En cochant cette donnée, ImmoAssist ne vous préviendra plus qu’il faut réaliser l’indexation pour cette location.
  • Locataire domicilié : Indiquez ici si le locataire est domicilié.

Vous disposez aussi d’un cadre pour indiquer les modalités de gestion pour les Agences Immobilières Sociales.

Ces modalités concernent la marge d’intermédiation perçue, quelle soit fixe ou un pourcentage du loyer. La commission et le louyer versé au propriétaire sera calculé automatiquement.

Onglet « Charges »

Il existe deux types de charges.

  1. Les charges communes, sont les charges communes à une résidence et qui doivent être réparties entre les différents biens au prorata de chacun.
  2. Les secondes sont les charges fixes qui sont imputables précisément à un bien mais qui dans un premier temps seront facturées au propriétaire (cas typique des biens meublés).

Le sous-onglet « Charges communes » (voir ci-dessus) sert à encoder les charges à répartir et surtout à indiquer au programme le quota que chaque bien prend sur la charge totale. Ce « quota » est exprimé en unités qui peut aussi s’appeler « millièmes »

L’indice de fin et l’indice début peuvent vous aider à calculer la valeur de la quotité dans le cas de relevés de compteurs (eau, gaz…). Vous indiquez le relevé du début et celui de fin, le logiciel calculera automatiquement la quotité pour la location.

Vous y trouverez les informations suivantes :

  • Type de charge : Choix du type de la charge dans une liste déroulante.
  • Unité ou millième pour la charge : Indiquez ici le millième ou les unités de la charge. Le programme ensuite additionnera les millièmes de tous les biens de la résidence concernée par la charge et procédera à une règle de trois pour évaluer la quote-part de chacun.
  • L’indice de début : Cet indice indique la valeur de début au compteur d’eau par exemple.
  • L’indice de fin : Cet indice indique la valeur de fin au compteur d’eau par exemple.
  • : Ce bouton sert à ajouter la charge dans la liste.

Ce bouton vous permettra de récupérer les charge définies dans la résidence, pour autant que le bien loué fasse partie d’une résidence.

Une fois la charge déterminée il vous suffit de cliquer sur l’icône « ajouter la charge à la grille » juste à la droite du champ.

Avec le bouton droit de la souris, vous accédez à un menu qui vous donne la possibilité de retirer une ou toutes les charges.

Vous êtes donc totalement libre de fixer le mode de pondération de la charge comme bon vous semble (en unité, dixièmes, millièmes, etc …).

Tandis que l’onglet « Charges fixes » (voir ci-dessous) sert à encoder les charges imputables à un seul immeuble mais qui dans un premier temps sont payées par le propriétaire :

Vous y trouverez les informations suivantes:

  • Type de charge : Choix du type de la charge dans une liste déroulante.
  • Montant de la charge : Montant provisionnel de la charge qui par défaut est le dernier montant facturé.
  • Durée de la charge : Fréquence à laquelle la charge sera facturée exprimée en jours. 30 jours correspondent à 1 mois, et 360 jours correspondent à 1 an.

Une fois la charge déterminée il vous suffit de cliquer sur l’icône « ajouter la charge à la grille » juste à la droite du champ.

Avec le bouton droit de la souris, vous accédez à un menu qui vous donne la possibilité de retirer une ou toutes les charges.

Vous êtes donc totalement libre de fixer le mode de pondération de la charge comme bon vous semble (en unité, dixièmes, millièmes, etc …).

Vous pouvez également, si vous avez encoder les charges de la résidence (voir 5.3 – Gestion des Résidences, Onglet « charges »). Les récupérer automatiquement. Pour cela, cliquez sur « Récupérer les charges de la Résidence », les charges que vous aviez encoder sous la gestion des résidences sont automatiquement reprises pour le bien ce qui vous fait gagner du temps!

Onglet « Bail »

L’onglet « Bail » vous permet d’imprimer automatiquement le bail (en cas de nouvelle location) suivant un type de bail choisi dans une liste déroulante.

Vous y trouverez les informations suivantes :

  • Modèle de bail : Choix du modèle de bail dans une liste déroulante.
  • Utiliser le modèle comme base pour le bail : Confirmation du choix.
  • Visualiser et modifier le bail : Possibilité d’une intervention manuelle si nécessaire.
  • Effacer le bail : Effacer sans sauvegarde dans la base de données.

Lors de la génération du bail, ImmoAssist va aller rechercher toutes les données que vous avez encodé et remplir de manière totalement automatique votre bail type, et le présenter dans le traitement de texte ImmoWriter dans lequel vous pouvez encore réaliser des modifications.

Vous pouvez modifier ou créer vous-mêmes vos propres baux, ou encore tout types de documents.

Voir ImmoWriter

Onglet « Etat des lieux »

L’onglet « Etat des lieux » permet de générer comme pour le bail, un document type d’état des lieux remplis avec toutes les données encodées.

Vous pouvez aussi encoder sur cet écran le relevé des compteurs.

Vous pouvez modifier ou créer vous-mêmes vos propres documents types d’état des lieux, ou encore tout types de documents.

Voir ImmoWriter

Onglet « Notes »

L’onglet « Notes » vous permet de conserver des notes exclusives à chaque enregistrement. Ainsi toute anomalie ou particularité ou tout commentaire se retrouve directement attaché à l’enregistrement qu’il complète.

De plus, vous pourrez attacher sur cet onglet dans la partie fichier, tout type de fichiers. (Voir l’interface d’ImmoAssist)

Onglet « Liste »

L’onglet « Liste » vous donne la liste de tous les locations. En cliquant sur le titre d’une des colonne au choix, vous reclasser la liste par ordre croissant ou décroissant du critère concerné.

Par la suite, si vous voulez obtenir des données sur une location, double-cliquez sur cette dernière dans l’onglet « Liste ». Vous pouvez également sélectionner ce que vous désirez grâce au pavé fléché de votre clavier.