04-Encodage de locations

Module d’encodage et modifications pour toutes les données relatives aux locations, baux….

Le terme location désigne le fait de louer un bien immobilier, c’est un synonyme de Bail.
C’est dans ce module que l’on définit toutes les caractéristiques techniques et économiques d’une location.

C’est aussi dans ce module que l’on définira les différentes charges de la locations, telles que les charges communes (en cas de location faisant partie d’une résidence), ou des charges forfaitaires.

Ce module comprend les onglets suivants :

Onglet « Bien /Locataire »

L’onglet « Bien / Locataire » vous permet d’indiquer pour quel bien et locataire vous souhaitez créer une location. Il vous donne en outre un aperçu des informations principales concernant ce bien et ce locataire.

Onglet « Bail »

L’onglet « Bail » sert à encoder toutes les données techniques et financières de la location..

Il comporte les informations suivantes :

  • Numéro de dossier : Vous pouvez encoder ici un numéro ou nom de dossier qui vous est propre..
  • Date d’entrée : Date d’entrée de bail.
  • Durée du bail : La durée du bail en années, mois ou jours.
  • Type de bail : Le choix du type de bail se fait dans une liste déroulante.
  • Bail soumis à la TVA : Indiquez ici s le bail est soumis à la TVA (dans le cas de baux commerciaux).
  • Loyer : Montant du loyer de base (celui de la conclusion du bail), qui sera payé par le locataire.
  • Provisions Charges Communes : Montant total de la provision des charges communes (celui de la conclusion du bail).
    Les zones bleues (Loyer actuel…. ) sont des zones affichées par ImmoAssist, et sont réactualisées avec les indexations ou autre.
  • Paiement tous les : Rythme auquel le loyer et les charges provisionnelles sont à payer, généralement mensuel (par défaut tous les mois).
  • Echéance de paiement : Jour du mois pour lequel le paiement doit être effectué. Par défaut il faut indiquer la date de la première échéance qui suit la conclusion du bail.
  • Garantie locative : Montant de la garantie locative.
  • Nombre de mois garantie : Nombre de mois couverts par la garantie.
  • Type de garantie : Type de dépôt de la garantie locative.
  • Date de signature : Date de la signature du bail.
  • Date d’enregistrement du bail : Date d’enregistrement du bail auprès des organismes compétents.
  • Date de sortie : Une fois le bail terminé vous pouvez indiquer ici la date de sortie du locataire.
  • Prévenir le renouvellement : Indiquez ici le nombre de mois précédant la fin du bail pour vous prévenir, habituellement 3 mois.
  • Ne plus réaliser d’indexation : Pour certaines locations, vous désirez ne pas réaliser d’indexation. En cochant cette donnée, ImmoAssist ne vous préviendra plus qu’il faut réaliser l’indexation pour cette location.
  • Locataire domicilié : Indiquez ici si le locataire est domicilié.

Onglet « Charges »

Il existe deux types de charges.

  1. Les charges communes, sont les charges communes à une résidence et qui doivent être réparties entre les différents biens au prorata des quotités de chacun.
  2. Les secondes sont les charges fixes qui sont imputables précisément à un bien mais qui dans un premier temps seront facturées au propriétaire (cas typique des biens meublés).

Le sous-onglet « Charges communes » (voir ci-dessus) sert à encoder les charges à répartir et surtout à indiquer au programme la quotité que chaque bien prend sur la charge totale. Cette « quotité » est exprimé en unités qui peut aussi s’appeler « millièmes »

L’indice de fin et l’indice début peuvent vous aider à calculer la valeur de la quotité dans le cas de relevés de compteurs (eau, gaz…). Vous indiquez le relevé du début et celui de fin, le logiciel calculera automatiquement la quotité pour la location.

Ce bouton vous permettra de récupérer les charge définies dans la résidence, pour autant que le bien loué fasse partie d’une résidence.

Tandis que l’onglet « Charges forfaitaires » (voir ci-dessous) sert à encoder les charges imputables à une seule location :

Vous y trouverez notamment les informations suivantes:

  • Type de charge : Choix du type de la charge dans une liste déroulante.
  • Montant de la charge : Montant provisionnel de la charge qui par défaut est le dernier montant facturé.
  • Durée de la charge : Fréquence à laquelle la charge sera facturée exprimée en jours. 30 jours correspondent à 1 mois, et 360 jours correspondent à 1 an.

Onglet « Documents»

L’onglet « Documents » vous permet d’imprimer automatiquement tous vos documents nécessaires ou encore d’associer tout type de document à votre fiche (Bail, règlements, rappels…).

Lors de la génération d’un document, ImmoAssist va aller rechercher toutes les données que vous avez encodé et remplir de manière totalement automatique votre document type, et le présenter dans le traitement de texte ImmoWriter dans lequel vous pouvez encore réaliser des modifications.

Vous pouvez modifier ou créer vous-mêmes vos propres baux, ou encore tout types de documents.

Onglet « Notes »

L’onglet « Notes » vous permet de conserver des notes exclusives à chaque enregistrement. Ainsi toute anomalie ou particularité ou tout commentaire se retrouve directement attaché à l’enregistrement qu’il complète.
Mais aussi l’historique des indexations et avenants, le nom à afficher sur les sonnettes et boites aux lettres.

De plus, vous pourrez attacher l’onglet documents, tout type de fichiers.

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